Isännöinnin vaihto
Isännöinnin vaihto voidaan tehdä rauhallisesti ja hallitusti
Vaihtoa ei tarvitse päättää ennen kuin hallitus on selvittänyt taloyhtiön tarpeet, tutustunut vaihtoehtoihin ja verrannut palvelukokonaisuuksia. Hyvin valmisteltu prosessi turvaa taloyhtiön arjen myös siirtymän aikana.
Lähtötilanne
Vaihtoa voi harkita monesta hyvästä syystä
Kilpailutus on hallituksen tapa tarkistaa, että palvelu vastaa taloyhtiön nykyistä tilannetta. Yhtiön koko, talous, korjaustarpeet ja hallituksen tuen tarve muuttuvat, joten myös sopivaa palvelukokonaisuutta on hyvä arvioida aika ajoin.
Tarpeet ovat muuttuneet
Esimerkiksi korjaushankkeet, taloustilanne tai hallituksen kokoonpano voivat muuttaa tarvittavan tuen määrää.
Työnjakoa halutaan selkeyttää
Hallitus haluaa varmistaa, kuka vastaa mistäkin ja miten sovittujen asioiden etenemistä seurataan.
Sopimus halutaan arvioida
Palvelun sisältöä, hinnoittelua ja yhteistyötapaa verrataan taloyhtiön nykyisiin tavoitteisiin.
Vaihtoehdoista tarvitaan tietoa
Ajantasainen vertailu auttaa hallitusta tekemään perustellun päätöksen myös silloin, kun nykyinen yhteistyö jatkuu.
Kehitetäänkö nykyistä yhteistyötä vai kilpailutetaanko?
Ensimmäinen askel voi olla rauhallinen keskustelu hallituksen kesken. Yksittäinen epäselvyys ei aina edellytä vaihtoa, mutta pitkän aikavälin tarpeita vastaamaton palvelukokonaisuus on hyvä arvioida perusteellisesti.
Nykyisen yhteistyön kehittäminen
Jos palvelun perusta vastaa yhtiön tarpeita, tavoitteiden, työnjaon, raportoinnin ja yhteydenpidon täsmentäminen voi ratkaista tilanteen.
Kilpailutuksen käynnistäminen
Jos palvelutarve on muuttunut tai hallitus haluaa vertailla eri toimintamalleja, kilpailutus tuo vaihtoehdot ja niiden kustannukset näkyviksi.
Päätöksenteko
Hallitus tekee isännöitsijää koskevan päätöksen
Asunto-osakeyhtiölain 7 luvun 20 §:n mukaan hallitus valitsee isännöitsijän ja voi erottaa isännöitsijän tehtävästään. Ennen käytännön toimia hallituksen on hyvä tarkistaa yhtiöjärjestys, nykyisen sopimuksen ehdot ja päätöksenteon dokumentointi.
Tarkista ennen päätöstä
- hallituksen päätösvaltaisuus ja esteellisyydet
- yhtiöjärjestyksen määräykset
- nykyisen sopimuksen kesto ja irtisanomisehdot
- uuden sopimuksen sisältö ja aloitusajankohta
- päätöksen kirjaaminen pöytäkirjaan
Kokonaisuus yhdellä silmäyksellä
Isännöinnin vaihto etenee neljässä vaiheessa
01
Määrittele tarve
Kertokaa, haetteko kokonaisvaltaista isännöintiä, taloushallintopalvelua vai muuta rajattua kokonaisuutta.
02
Pyydä ja vertaa tarjoukset
Vertaa hinnan lisäksi palvelun sisältöä, vastuita, resursseja, yhteistyötapaa ja sopimusehtoja.
03
Tee päätös
Hallitus valitsee sopivan kumppanin, hyväksyy sopimuksen ja kirjaa päätöksen pöytäkirjaan.
04
Toteuta siirtymä
Sopimuksen päättäminen, aineiston siirto, käyttöoikeudet ja viestintä sovitaan selkeästi.
Kun Isännöinti Ässät valitaan
Teemme vaihdosta hallitukselle mahdollisimman helpon
Vaihdos hoidetaan asiallisesti ja yhteistyössä nykyisen toimijan kanssa. Tavoitteena on, että taloyhtiön hallinto, talous ja palvelu jatkuvat ilman tarpeettomia katkoksia.
Me hoidamme käytännössä
- selvitämme palvelutarpeen kanssanne
- annamme selkeän tarjouksen ja tiiviin erillisveloituslistan
- toimitamme valmiin pöytäkirjapohjan
- ilmoitamme vaihdosta nykyiselle toimijalle hallituksen valtuutuksella
- sovimme aineiston noudon ja vastaanoton
- suunnittelemme aloituksen ja viestinnän
Usein kysyttyä isännöinnin vaihdosta
Sitooko tarjouspyyntö taloyhtiötä?
Ei. Tarjouspyyntö ja keskustelu auttavat hallitusta arvioimaan vaihtoehtoja. Sopimus syntyy vasta, kun hallitus hyväksyy valitun tarjouksen ja sopimuksen.
Kuka päättää isännöitsijän vaihtamisesta?
Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallitus valitsee isännöitsijän ja voi erottaa isännöitsijän tehtävästään. Päätös tehdään hallituksen kokouksessa ja kirjataan pöytäkirjaan.
Pitääkö nykyinen sopimus irtisanoa ennen tarjousten pyytämistä?
Ei. Nykyisen sopimuksen ehdot ja irtisanomisaika kannattaa tarkistaa jo prosessin alussa, mutta tarjouksia voidaan kartoittaa ennen lopullista päätöstä.
Mitä tietoja ensimmäiseen yhteydenottoon tarvitaan?
Alkuun riittävät taloyhtiön perustiedot, haettavan palvelun laajuus, ajankohtaiset hankkeet ja hallituksen tärkeimmät toiveet. Kysymme tarvittavat lisätiedot keskustelun aikana.
Miten taloyhtiön aineisto siirtyy?
Aineiston luovutus ja vastaanotto sovitaan toimijoiden kesken hallituksen valtuutuksella. Siirtymässä varmistetaan asiakirjat, taloushallinnon tiedot, sopimukset, käyttöoikeudet, keskeneräiset asiat ja tarvittava viestintä.
Tutustu vaihdon eri vaiheisiin
Kilpailutus
Määrittele tarve ja pyydä tarjoukset hallitusti.
Tarjousten vertailu
Vertaa kustannuksia, sisältöä ja yhteistyötapaa.
Mistä isännöinnissä maksetaan?
Ymmärrä hinnan muodostuminen ja palvelun rajaukset.
Näin vaihto tapahtuu
Katso päätöksen, sopimuksen ja siirtymän käytännöt.
Voitte aloittaa ilman valmista tarjouspyyntöä
Kertokaa, haetteko kokonaisvaltaista isännöintiä, taloushallintopalvelua vai muuta rajattua palvelua. Selvitämme kanssanne tarvittavat lisätiedot ja laadimme selkeän tarjouksen.