Kevyt palvelumalli
Kevyt palvelumalli aktiiviselle hallitukselle
Kevyt palvelumalli sopii yhtiölle, jonka hallitus haluaa johtaa toimintaa itse mutta tarvitsee ammattilaisen taloushallintoon, asiakirjoihin ja erikseen sovittavaan tukeen.
Kevyt malli on rajattu osapalvelu
Isännöinti Ässät ei toimi tässä palvelumallissa asunto-osakeyhtiölain tarkoittamana isännöitsijänä. Hallitus vastaa yhtiön johtamisesta, kiinteistönpidon järjestämisestä ja muista yhtiössä tarvittavista isännöitsijän tehtävistä. Me vastaamme kirjallisessa palvelusopimuksessa sovituista osapalveluista.
Tämä ei ole pieni versio kattavasta isännöinnistä, vaan erilainen työnjako. Rajauksen pitää olla niin selkeä, että hallitus tietää omat tehtävänsä, määräajat ja vastuunsa.
Mitä palveluun voidaan sisällyttää?
Taloushallinto
- kirjanpito ja tilinpäätös
- maksuliikenne sovitulla hyväksymismenettelyllä
- vastike-, vuokra- ja käyttökorvauslaskutus
- saatavien seuranta ja raportointi
- viranomaisilmoitukset sovitussa laajuudessa
Hallituksen työkalut
- kokous- ja päätösasiakirjojen pohjat
- aineiston sähköinen säilytys
- talouden raportit hallituksen käyttöön
- viestintätyökalut sovitulla tavalla
- vuosikellon ja määräaikojen tuki
Asiantuntijatuki
- asiakirjojen ja päätösten valmistelu tilauksesta
- talouteen liittyvät laskelmat
- neuvonta yksittäisissä tilanteissa
- tuki palvelujen kilpailutukseen
- muut kirjallisesti sovittavat tehtävät
Mistä hallitus vastaa?
Hallitus järjestää ja johtaa ne tehtävät, jotka eivät kuulu osapalvelusopimukseen. Käytännössä hallituksen vastuulle jää tyypillisesti seuraavia kokonaisuuksia.
- kokousten koolle kutsuminen ja päätöksenteon johtaminen
- sopimusten, hankintojen ja palvelukumppanien hallinta
- osakas- ja asukasasiat
- kiinteistön ylläpito ja turvallisuus
- kunnossapidon ja korjausten suunnittelu
- lakisääteisten velvoitteiden kokonaisseuranta
Milloin kevyt malli sopii?
- Hallitus on aktiivinen ja tehtäville on nimetyt vastuuhenkilöt.
- Yhtiön hallinto ja kiinteistönpito ovat yksinkertaisia.
- Hallitus ymmärtää oman vastuunsa ja pystyy käyttämään siihen aikaa.
- Osapalvelujen rajat voidaan kuvata yksiselitteisesti.
Milloin kattava malli on turvallisempi?
- Hallituksessa ei ole aikaa tai osaamista jatkuvaan johtamiseen.
- Yhtiössä on korjaushankkeita, vahinkoja tai paljon sopimuksia.
- Osakas- ja asukasasioita on säännöllisesti.
- Vastuiden rajat jäisivät käytännössä epäselviksi.
Vastuunjako kirjataan ennen palvelun aloittamista
Sopimukseen kirjataan palvelut, määräajat, yhteyshenkilöt, hyväksymismenettelyt, aineiston käyttöoikeudet ja erikseen tilattavan työn perusteet. Suosittelemme kattavaa isännöintiä, jos rajattu malli ei ole yhtiön tilanteessa selkeä ja toimiva.
Kevyt vai kattava palvelu?
Valinta tehdään hallituksen käytettävissä olevan ajan ja taloyhtiön tarpeiden perusteella. Tarkka palvelusisältö sovitaan kirjallisesti.
| Vertailukohta | Kevyt palvelumalli | Kattava isännöinti |
|---|---|---|
| Palvelun perusta | Erikseen sovitut osapalvelut. | Isännöinti Ässät toimii yhtiön isännöitsijänä. |
| Hallituksen ajankäyttö | Hallitus johtaa arkea ja järjestää sopimuksen ulkopuoliset tehtävät. | Isännöinti valmistelee ja toteuttaa sovitut tehtävät; hallitus päättää ja valvoo. |
| Taloushallinto | Kirjanpito, laskutus ja raportointi sovitussa laajuudessa. | Taloushallinto osana sovittua palvelukokonaisuutta. |
| Kenelle sopii? | Aktiiviselle hallitukselle, jolla on aikaa ja nimetyt vastuuhenkilöt. | Yhtiölle, joka tarvitsee jatkuvaa tukea hallintoon ja kiinteistönpidon koordinointiin. |
Selvitetään, onko kevyt malli yhtiöllenne sopiva
Käymme ensin läpi yhtiön tarpeet ja hallituksen käytettävissä olevan ajan. Jos kevyt malli ei ole tarkoituksenmukainen, sanomme sen suoraan.