Isännöinnin kilpailutus
Kilpailuta isännöinti niin, että saat vertailukelpoisia tarjouksia
Hallituksen ei tarvitse osata laatia täydellistä tarjouspyyntöä. Sen pitää kuitenkin kertoa, hakeeko taloyhtiö kokonaisvaltaista isännöintiä, taloushallintopalvelua vai muuta rajattua kokonaisuutta.
Ennen yhteydenottoja
Mitä kilpailutuksella halutaan parantaa?
Ennen tarjoajien etsimistä hallituksen kannattaa muodostaa yhteinen näkemys siitä, mikä nykyisessä palvelussa toimii ja mitä uudelta kumppanilta toivotaan.
Palvelun perusrajaus vaikuttaa ratkaisevasti tarjoukseen. Hallituksen pitää kertoa, etsiikö se kokonaisvaltaista isännöintiä, taloushallintopalvelua vai muuta rajattua palvelua. Yksityiskohtaista palvelukuvausta ei tarvitse tehdä itse, sillä ammattitaitoinen tarjoaja kysyy olennaiset lisätiedot ja ehdottaa sopivaa kokonaisuutta.
Kirjatkaa ensin kolme asiaa
- Mikä nykyisessä palvelussa pitää säilyttää?
- Mikä aiheuttaa hallitukselle eniten työtä tai epävarmuutta?
- Miltä onnistunut yhteistyö näyttää vuoden kuluttua?
Selkeä etenemisjärjestys
Isännöinnin kilpailutus kuudessa vaiheessa
01
Tunnista tarve
Sopikaa tavoitteet, hallituksen oma rooli ja asiat, joiden pitää muuttua.
02
Kokoa lähtötiedot
Kuvaa taloyhtiö, talous, kiinteistöt, sopimukset, hankkeet ja ajankohtaiset erityistarpeet.
03
Rajaa palvelu
Kerro, haetaanko kokonaisvaltaista isännöintiä, taloushallintopalvelua vai muuta rajattua kokonaisuutta sekä millaista tukea hallitus tarvitsee.
04
Pyydä tarjoukset
Toimita tarjoajille samat keskeiset lähtötiedot. Tarjoaja voi täydentää kokonaisuutta omilla kysymyksillään ja suosituksillaan.
05
Vertaa ja haastattele
Vertaa sisältöä, kustannuksia ja ehtoja. Keskustele parhaiden tarjoajien kanssa yhteistyötavasta.
06
Tee päätös ja suunnittele vaihto
Dokumentoi valinta, hyväksy sopimus ja sovi hallittu aloitus valitun kumppanin kanssa.
Mitä tarjoajan on hyvä tietää?
Yhteydenotto voi olla lyhyt, eikä hallituksen tarvitse tuntea isännöinnin tehtäväluetteloa. Olennaista on määritellä pyydettävän palvelun perusrajaus sekä kertoa taloyhtiön perustiedot ja ajankohtainen tilanne. Tarjoaja pystyy niiden pohjalta kysymään puuttuvat tiedot ja laatimaan oman ehdotuksensa.
Taloyhtiön lähtötiedot
- yhtiön koko, sijainti ja kiinteistöjen perustiedot
- talouden tilanne ja käytössä olevat järjestelmät
- voimassa olevat keskeiset palvelusopimukset
- käynnissä olevat ja suunnitellut korjaushankkeet
- avoimet vahingot, riidat ja muut poikkeustilanteet
Palvelun rajaus ja toiveet
- kokonaisvaltainen isännöinti, taloushallinto tai muu rajattu palvelu
- miksi kilpailutus on nyt ajankohtainen
- mihin hallitus kaipaa enemmän tukea
- millaisia hankkeita tai muutoksia on tulossa
- milloin uuden palvelun toivotaan alkavan
Hyvä tarjoaja auttaa täsmentämään tarpeen. Hallituksen vastuulla on kertoa taloyhtiön tilanne avoimesti. Tarjoajan vastuulla on kysyä, ymmärtää ja kuvata selkeästi, mitä se suosittelee ja mitä palvelu maksaa.
Valintaperusteet
Halvin kuukausihinta ei välttämättä ole paras tarjous
Arvioikaa ennen tarjousten avaamista, mitkä asiat ovat taloyhtiölle tärkeimpiä. Näin valintaperusteet eivät muutu sen mukaan, miltä tarjoukset näyttävät.
Palvelun sisältö
Vastaako tehtäväjako taloyhtiön todellista tarvetta?
Osaaminen ja resurssit
Kuka palvelee yhtiötä ja miten sijaisuudet sekä erityisosaaminen järjestetään?
Yhteistyötapa
Miten hallitus saa tiedon, seuraa tehtäviä ja tavoittaa vastuuhenkilön?
Kokonaiskustannus
Mitä palvelu maksaa tyypillisenä vuonna kaikkine olennaisine veloituksineen?
Haastattelu näyttää, millaista yhteistyö olisi
Paperilla tasavahvat tarjoukset voivat johtaa hyvin erilaiseen arkeen. Keskustelkaa parhaiden tarjoajien kanssa ennen päätöstä ja pyytäkää käytännön esimerkkejä.
Kysykää ainakin nämä
- Miten ensimmäiset 90 päivää käytännössä etenevät?
- Miten hallitus näkee sovitut ja keskeneräiset tehtävät?
- Miten kiireelliset tilanteet ja sijaisuudet hoidetaan?
- Milloin isännöitsijä ottaa asian itse esiin eikä vain odota toimeksiantoa?
- Miten erimielisyys tai palvelupoikkeama käsitellään?
Vältä kilpailutuksen yleisimmät virheet
Taloyhtiön tilanne jää epäselväksi
Tarjoajan pitää tietää yhtiön koko, ajankohtaiset hankkeet ja mahdolliset poikkeustilanteet. Palvelun yksityiskohdat voidaan täsmentää yhdessä keskustellen.
Valinta tehdään vain kuukausipalkkion perusteella
Kuukausipalkkion lisäksi tarkistetaan erillisveloitukset, järjestelmäkulut, hanketyöt, hinnanmuutokset ja ensimmäisen vuoden mahdolliset aloituskulut.
Yhteistyötapaa ei arvioida
Isännöinti on jatkuvaa yhteistyötä. Tavoitettavuus, ennakointi, raportointi ja henkilökemia vaikuttavat hallituksen arkeen enemmän kuin moni tarjousasiakirja kertoo.
Nykyisen sopimuksen ehdot tarkistetaan liian myöhään
Irtisanomisaika, määräaikaisuus ja automaattinen jatkuminen vaikuttavat siihen, milloin vaihto voidaan toteuttaa. Tarkista ehdot jo kilpailutuksen alussa.
Isännöinti Ässät kilpailutuksessa
Meiltä saat tarjouksen, jonka hallitus pystyy ymmärtämään
Kuvaamme palvelun sisällön, vastuut ja hinnoitteluperusteet selkeästi. Oma erillisveloituslistamme on tiivis ja mahtuu yhdelle A4-sivulle. Jos meidät valitaan, toimitamme valmiin pöytäkirjapohjan ja hoidamme vaihdon käytännön järjestelyt.
Selkeästi jo ennen päätöstä
- mitä kuukausipalkkioon sisältyy
- mitä voidaan veloittaa erikseen
- kuka vastaa mistäkin tehtävästä
- miten yhteistyö ja raportointi toimivat
- miten mahdollinen vaihto toteutetaan
Tarjouspyynnön tiivis pohja
Kopioi seuraavat kohdat tarjouspyyntöön ja täytä taloyhtiön tiedot. Lähetä samat lähtötiedot kaikille tarjoajille, jotta tarjoukset ovat vertailukelpoisia.
- Taloyhtiön nimi, osoite sekä rakennusten ja huoneistojen määrä
- Nykyinen palvelumalli ja toivottu palvelusisältö
- Taloyhtiön ajankohtaiset asiat ja suunnitellut hankkeet
- Hallituksen tavoitteet ja toivottu yhteistyön aloitus
- Yhteyshenkilö ja määräpäivä tarjoukselle
- Pyyntö eritellä perusmaksu, erillisveloitukset ja palveluun kuulumattomat tehtävät
Missä vaiheessa olette?
Kilpailutus on alkamassa
Kirjatkaa, mitä palvelua haette, miksi kilpailutatte ja mitä toivotte uudelta kumppanilta. Tarjoaja auttaa täsmentämään kokonaisuuden.
Tarjoukset ovat pöydällä
Vertaa tarjousten arvioitu vuosikustannus ja tarkista puuttuvat hinnat samalla rakenteella.
Uusi kumppani on valittu
Varmista päätös, sopimuksen päättäminen, aineiston siirto ja uuden palvelun hallittu aloitus.