Isännöinnin tarjousvertailu
Vertaa todellista vuosihintaa, älä pelkkää kuukausipalkkiota
Hyvä tarjousvertailu näyttää sekä palvelun sisällön että kaikki vuoden aikana syntyvät kustannukset. Tämä työkalu on jäsennelty isännöinnin vuosikellon ja tarjousten vertailun keskeisten periaatteiden pohjalta.
Ennen kuin pyydät tarjouksia
Kolme lähtötietoa tekevät tarjouksista vertailukelpoisia
01 Pääkirja
Edellisen tilikauden pääkirja näyttää, mistä isännöinnin todelliset kustannukset ovat muodostuneet.
02 Nykyinen sopimus
Sopimus ja hinnasto kertovat, mikä kuuluu kiinteään palkkioon ja mistä veloitetaan erikseen.
03 Vuosiarvio
Laske kuukausimaksun lisäksi kokoukset, tuntityö, ohjelmistot, ilmoitukset ja muut vuosittaiset tehtävät.
Isännöinnin vuosikello
Työ jakautuu koko vuodelle
Tarjouksessa täytyy huomioida sekä säännölliset tehtävät että yhtiön tilanteesta riippuvat toimeksiannot. Neljännesvuosikortit auttavat hahmottamaan työmäärää.
Tammi–maaliskuu
- tilinpäätös ja talousarvio
- kunnossapitotarveselvitys
- hallituksen kokous
- vesilaskutus
Huhti–kesäkuu
- yhtiökokous
- PRH-, vero- ja HTJ2-ilmoitukset
- vastike- ja vesilaskutus
- päätösten toimeenpano
Heinä–syyskuu
- hallituksen kokous
- vesilaskutus
- hankkeiden seuranta
- syksyn valmistelu
Loka–joulukuu
- toimintakertomuksen valmistelu
- arkiston läpikäynti
- vesilaskutus
- seuraavan vuoden suunnittelu
Vuoden ympäri: remontti- ja vahinkoilmoitukset, tarjouspyynnöt, viestintä, todistukset, palkat ja palkkiot, PEP/KYC-selvitykset sekä HTJ2-tietojen ylläpito.
Mitä vuosihintaan pitää laskea?
Peruspalkkio ja kokoukset
- kiinteä kuukausipalkkio
- aloitus- tai vaihtopalkkio
- kokouksen valmistelu ja koollekutsuminen
- osallistuminen, tuntityö ja minimiveloitus
Talous ja laskutus
- kirjanpito ja kuukausiraportointi
- talousarvio ja tilinpäätös
- vastike-, lainaosuus- ja vesilaskut
- palkat, palkkiot ja toimistomaksut
Järjestelmät ja viranomaiset
- ohjelmistot ja asiointiportaali
- pankki- ja välitysmaksut
- PRH-, vero- ja HTJ2-ilmoitukset
- PEP/KYC- ja rekisteriselvitykset
Viestintä ja muut tehtävät
- posti, kopiot ja tiedotteet
- todistukset ja lainaosuuslaskelmat
- arkistointi ja aineiston hävittäminen
- tilintarkastuksen järjestelyt
Vertailusääntö: merkitse jokaiseen kohtaan joko “sisältyy” tai arvonlisäverollinen hinta ja laskutusperuste.
Viisi kysymystä jokaiselle tarjoajalle
- Mitä kuukausipalkkio sisältää?
- Mistä työstä veloitetaan tuntihinnalla?
- Mitkä ohjelmisto-, pankki- ja viranomaismaksut tulevat erikseen?
- Sisältyvätkö kokousten valmistelu ja osallistuminen?
- Mikä on arvioitu vuosikustannus juuri meidän yhtiöllemme?
Hinta ei yksin kerro palvelun laadusta
Nimetty vastuuhenkilö
Kuka hoitaa yhtiötä ja miten varahenkilöjärjestely toimii?
Tavoitettavuus
Mitä kanavaa käytetään ja missä ajassa yhteydenottoihin vastataan?
Asioiden seuranta
Miten tehtävät kirjataan, vastuutetaan ja raportoidaan hallitukselle?
Kirjalliset vastaukset
Pyydä epäselvät rajaukset ja poikkeukset kirjallisesti ennen päätöstä.
Kilpailutus neljässä vaiheessa
1. Määritä tavoitteet
Mitä halutaan parantaa ja mikä työnjako sopii hallitukselle?
2. Tutustu tarjoajiin
Arvioi osaaminen, toimintatapa, vastuuhenkilöt ja tavoitettavuus.
3. Vertaa kokonaisuutta
Vertaa sisältöä, erillisveloituksia, saatavuutta ja arvioitua vuosihintaa.
4. Vaihda hallitusti
Sovi aineiston siirto, rekisterimuutokset, vastuut ja viestintä.
Haluatko vertailukelpoisen tarjouksen?
Liitä tarjouspyyntöön esimerkiksi viimeisin tilinpäätös tai muu yhtiön tilannetta kuvaava aineisto. Älä lähetä henkilötunnuksia tai tarpeettomia henkilötietoja.